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Organizaci髇 Archiv韘tica

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1.-Glosario de t茅rminos y conceptos

Archivo: conjunto org谩nico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus facultades, atribuciones o funciones o en el desarrollo de sus actividades

Documento de archivo: registro material que documenta o da testimonio de la actividad del sujeto obligado en el ejercicio de sus facultades, atribuciones o funciones, con independencia de su soporte documental.

Soportes documentales: medios en los que se produce la informaci贸n o que contienen la misma, siendo 茅stos escritos, impresos, audiovisuales, fotogr谩ficos, f铆lmicos, digitales, electr贸nicos, inform谩ticos, hologr谩ficos, sonoros, visuales, etc.

Organizaci贸n de archivos: actividades orientadas a la clasificaci贸n, ordenaci贸n y descripci贸n de los documentos de archivo como parte integral de los procesos archiv铆sticos.

Sistema institucional de archivos (SIA): conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a trav茅s de la ejecuci贸n de la gesti贸n documental.

Todos los sujetos obligados deber谩n contar con un sistema institucional de archivos, el cual operar谩 a trav茅s de dos instancias normativas (la coordinaci贸n del SIA o 谩rea coordinadora de archivos y el Comit茅 de Transparencia) y cinco operativas (la oficial铆a de partes o 谩rea de correspondencia, el archivo de concentraci贸n, el archivo hist贸rico, los archivos de tr谩mite de las 谩reas y el grupo interdisciplinario).conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a trav茅s de la ejecuci贸n de la gesti贸n documental.

Coordinaci贸n del SIA o 谩rea coordinadora de archivos: instancia normativa responsable de administrar la gesti贸n documental y los archivos, as铆 como de coordinar las 谩reas operativas del sistema institucional de archivos.

Archivo de concentraci贸n: instancia o unidad operativa responsable de la administraci贸n de documentos cuya consulta es espor谩dica (documentaci贸n semiactiva) y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria al archivo hist贸rico o baja documental.

Los sujetos obligados contar谩n con un solo archivo de concentraci贸n, cuyo responsable ser谩 nombrado o designado por el titular del sujeto obligado o el titular del 谩rea especializada correspondiente, si es que 茅sta 煤ltima est谩 considerada en la estructura org谩nica y/o en la normatividad aplicable.

Archivo hist贸rico: instancia o unidad operativa responsable de la administraci贸n de los documentos de conservaci贸n permanente (documentaci贸n hist贸rica) y que son fuente de acceso p煤blico.

Los sujetos obligados establecer谩n un archivo hist贸rico, cuyo responsable ser谩 nombrado o designado por el titular del sujeto obligado o el titular del 谩rea especializada correspondiente, si es que 茅sta 煤ltima est谩 considerada en la estructura org谩nica y/o en la normatividad aplicable.

Archivo de tr谩mite: instancia o unidad operativa responsable de la administraci贸n de documentos de uso cotidiano o frecuente y necesario (documentaci贸n activa) para el ejercicio de las facultades, atribuciones de una 谩rea, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria al archivo de concentraci贸n.

En cada una de las 谩reas de los sujetos obligados existir谩 un archivo de tr谩mite a cargo de un responsable, quien ser谩 nombrado o designado por el titular del 谩rea.

Instrumentos de organizaci贸n, control y consulta archiv铆stica: los cuadros, cat谩logos, gu铆as e inventarios que reflejan la organizaci贸n de los archivos (cuadro general de clasificaci贸n archiv铆stica, cat谩logo de disposici贸n documental, gu铆a simple archivos o gu铆a de archivo documental, inventarios documentales, etc.)

Cuadro general de clasificaci贸n archiv铆stica: instrumento que refleja la estructura del archivo de un sujeto obligado a trav茅s de secciones y series documentales, con base en sus facultades, atribuciones o funciones.

Cat谩logo de disposici贸n documental: instrumento que refleja el registro general y sistem谩tico que establece los valores documentales, la vigencia documental y los plazos de conservaci贸n y disposici贸n documental de las secciones y series del cuadro general de clasificaci贸n archiv铆stica.

Gu铆a simple de archivos o gu铆a de archivo documental: instrumento que contiene la descripci贸n general de la documentaci贸n contenida en las series documentales, de conformidad con el cuadro general de clasificaci贸n archiv铆stica.

Inventarios documentales: instrumentos que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizaci贸n (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)

Valoraci贸n documental: actividad consistente en el an谩lisis e identificaci贸n de los valores documentales, es decir, es el an谩lisis de la condici贸n de los documentos que les confiere caracter铆sticas administrativas, legales y/o fiscales en los archivos de tr谩mite, concentraci贸n e hist贸rico, con la finalidad de establecer criterios y plazos de vigencia, as铆 como de disposici贸n documental.

Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales o fiscales, de conformidad con las disposiciones jur铆dicas aplicables y vigentes.

Transferencia documental: traslado controlado y sistem谩tico de expedientes de consulta espor谩dica de un archivo de tr谩mite al archivo de concentraci贸n (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente del archivo de concentraci贸n al archivo hist贸rico (transferencia secundaria).

Plazo de conservaci贸n: periodo de guarda de la documentaci贸n en los archivos de tr谩mite y concentraci贸n, que consiste en la combinaci贸n de la vigencia documental y, en su caso, el plazo de reserva que se establezca al reservar la informaci贸n de conformidad con lo dispuesto en la ley de transparencia y acceso a la informaci贸n p煤blica.

Plazo de reserva: periodo por el cual los sujetos obligados, conforme a lo dispuesto en la ley de transparencia y acceso a la informaci贸n p煤blica y dem谩s normatividad aplicable (lineamientos en materia de clasificaci贸n y desclasificaci贸n), clasifican la informaci贸n como reservada mientras subsisten las causas o motivos que dieron lugar u origen a dicha clasificaci贸n.

Fondo: conjunto de documentos producidos org谩nicamente por un sujeto obligado, que se identifica con la denominaci贸n, raz贸n social o nombre de 茅ste 煤ltimo.

Secci贸n: las divisiones del fondo basadas en las facultades, atribuciones o funciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones jur铆dicas aplicables.

Serie: la divisi贸n de una secci贸n que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma facultad, atribuci贸n o funci贸n y que versan sobre una materia o asunto espec铆fico.

2.- Normatividad en la materia

Lineamientos para la organizaci贸n y conservaci贸n de archivos, expedidos por el Pleno del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Informaci贸n P煤blica y Protecci贸n de Datos Personales (lineamientos Nacionales).

Lineamientos para la organizaci贸n y conservaci贸n de archivos en el estado de Chiapas, emitidos por el Pleno del Instituto de Acceso a la Informaci贸n P煤blica del Estado de Chiapas (lineamientos locales o estatales).

3.- Formatos para la elaboraci贸n de los instrumentos:

Actualizado al:

30 de Ocubre de 2017

Infomex

Instituto de Acceso a la
Información Pública
Blvd. Belisario Domínguez No. 3134
Plaza San Luis, Fracc. Aramoni
Tuxtla Gutiérrez, Chiapas. CP 29050
Tel: 01 800 001 4247, (961) 611 2346

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