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Realizan IAIP-INAI taller sobre Organización de Archivos

2016-11-10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas: El Instituto de Acceso a la Información Pública de Chiapas (IAIP) llevó a cabo en coordinación con el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), el Taller de Organización de Archivos y Gestión Documental en la sede del Instituto, al que asistió el personal del IAIP, así como de las áreas de archivo de los tres Poderes del Estado.

Dicho Taller fue inaugurado por la comisionada presidenta del IAIP Chiapas, Ana Elisa López Coello, la comisionada Adriana Patricia Espinosa Vázquez e impartido por Alfonso Rojas Vega, director de Gestoría Documental del INAI y Rosa María Rivas Rangel, jefa del Departamento de Control y Conservación de Archivos del INAI.

La comisionada presidenta del IAIP Chiapas, Ana Elisa López Coello, señaló que la organización de archivos es consustancial a la transparencia, el acceso a la información y la protección de los datos personales, ya que indicó, sólo en la medida en que los archivos administrativos se encuentren debidamente organizados, el acceso a la información será más expedito y garantizará plenamente el ejercicio de este derecho humano y fundamental.

“Junto con la transparencia y el acceso a la información, así como la protección de los datos personales, la organización de archivos es una pieza fundamental del esquema del nuevo Sistema Nacional de Transparencia”, resaltó López Coello.

Recordó que por mandato de la segunda y última reforma constitucional del 7 de febrero de 2014, el legislador está obligado a expedir tres leyes generales: la de transparencia y acceso a la información, la cual ya existe; la de protección de datos personales en posesión de sujetos obligados y la de archivos, las tres competencia de los 33 organismos garantes del país, quienes al igual que el Archivo General de la Nación, integran el Sistema Nacional de Transparencia.

“Toda vez que la organización de archivos es igual de importante que la transparencia, el acceso a la información y la protección de los datos personales, los integrantes del Sistema Nacional de Transparencia, entre ellos el INAI, el AGN y el IAIP Chiapas, tuvimos a bien emitir unos Lineamientos de Organización y Conservación de Archivos, hasta en tanto se expide la Ley General de Archivos y se armoniza la legislación federal y local de las 32 entidades federativas con dicha Ley General.”, dijo.

Agregó que los lineamientos en materia de archivos son de observancia general y obligatoria en todo el país y los deben acatar todos los organismos garantes y sujetos obligados.

Puntualizó que entre otras cosas, los mencionados lineamientos establecen que todos los sujetos obligados deben conformar sus sistemas institucionales de archivo, y designar a un coordinador de archivos, a un responsable de su archivo de concentración y de los archivos de trámite de todas y cada una de sus áreas, así como a un encargado de una oficialía de partes; todos ellos integran el Sistema Institucional de Archivo con el que deben contar todos los sujetos obligados.

“Además de lo anterior y a efecto de estar en condiciones de cumplir con una de las obligaciones de transparencia comunes que establece la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, misma que se encuentra prevista en la fracción 45 del artículo 70 de dicha Ley General, todos los sujetos obligados deben generar determinados instrumentos de organización archivística, tales como su Catálogo de Disposición Documental y su Guía Simple de Archivos”, comentó López Coello.

Indicó que adicionalmente, el legislador chiapaneco determinó adicionar dos instrumentos más en la misma fracción del artículo 74 de la ley local, que son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el formato de la ficha de valoración documental.

“A fin de dar cumplimiento, la Presidencia de este organismo garante estatal a mi cargo consideró necesario solicitar apoyo al INAI para que nos brinde capacitación, asesoría técnica especializada y acompañamiento permanente en materia de organización de archivos”, concluyó la comisionada presidenta Ana Elisa López Coello.


Actualizado al:

17 de Mayo de 2017

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